Directiesecretaresse

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Als Directiesecretaresse bij Uwoon ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directeur-bestuurder. Je beheert de complexe agenda en de e-mailstroom van de directeur-bestuurder en bereidt vergaderingen van het mt en de raad van commissarissen (rvc) met de bestuurssecretaris voor. Je verzamelt en controleert de vergaderstukken, zorgt dat deze voldoen aan de gestelde eisen en dat deelnemers deze tijdig digitaal kunnen inzien. Tijdens de mt-vergaderingen notuleer je en leg je besluiten en actiepunten nauwkeurig vast.

Naast de vergaderondersteuning pak je diverse organisatorische taken op, zoals het plannen van interne en externe bijeenkomsten. Je regelt de ondertekening van documenten en archiveert documenten digitaal. Ook help je bij verzoeken van collega's, zoals het opzoeken van documenten in het archief of het verstrekken van uittreksels van de Kamer van Koophandel. Je attendeert de bestuurder op lief en leed en ontvangt haar bezoek. Je bewaakt mede de Governance agenda van Uwoon. Je loopt de opmaak van stukken na voordat deze definitief worden gepubliceerd. Ten slotte verdiep je je in digitale ontwikkelingen binnen het vakgebied om de processen rondom bestuurlijke besluitvorming continu te optimaliseren.

Je komt te werken in het mt-team, samen met de directeur-bestuurder, de bestuurssecretaris, de concerncontroller en drie managers. Met de bestuurssecretaris bereid je wekelijks de agenda's voor de komende overleggen voor en met directeur-bestuurder en bestuurssecretaris overleg je over actuele onderwerpen die voorbereiding behoeven. Je hebt regelmatig contact met de concerncontroller over stukken voor rvc-vergaderingen en met de managers voor het plannen van afdelingsoverstijgende afspraken.